發(fā)電企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)主要是圍繞財(cái)務(wù)、人力資源和發(fā)電生產(chǎn)管理設(shè)置的，而對于工作環(huán)境管理的優(yōu)化提升(如樓宇安全監(jiān)控、人員身份管理等)這些新的管理方式的基礎(chǔ)建設(shè)，由于超出了一般傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，大多尚無明確的機(jī)構(gòu)職責(zé)分工，于是很自然地劃歸為信息化項(xiàng)目了。

   “人員身份識別管理信息系統(tǒng)”項(xiàng)目概述

   發(fā)電公司內(nèi)部職工以及與合作方、承包商等人員的往來和交流活動(dòng)十分頻繁，為有效提升內(nèi)部員工和外來訪客等身份的信息化管理，有必要統(tǒng)一建立人員身份識別管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司本部及各個(gè)相關(guān)單位生產(chǎn)和辦公區(qū)域人員的出入受控，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人員安全身份識別的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。

   項(xiàng)目的設(shè)計(jì)核心是實(shí)施電子卡、指紋、密碼等方式的門禁系統(tǒng)，部署訪客管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部員工、外來人員的身份識別管理。同時(shí)結(jié)合單位需求，以身份識別系統(tǒng)的出入記錄為依據(jù)，建設(shè)相應(yīng)考勤管理系統(tǒng)。未來還可根據(jù)需要對現(xiàn)有門禁及消費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，逐步實(shí)現(xiàn)公司系統(tǒng)人員安全身份識別“一卡通”管理。

   公司項(xiàng)目立項(xiàng)后，由于涉及安全、人員管理、設(shè)備與系統(tǒng)開發(fā)等多方面工作，項(xiàng)目組織和分工職責(zé)一時(shí)暫難確定，由信息部門先進(jìn)行前期的技術(shù)調(diào)研與方案設(shè)計(jì)，啟動(dòng)建設(shè)。

   項(xiàng)目伊始，根據(jù)公司項(xiàng)目管理辦法規(guī)定，信息部門提出了保證質(zhì)量和進(jìn)度的幾點(diǎn)措施建議。先試點(diǎn)，成功后再逐步擴(kuò)大實(shí)施;保證項(xiàng)目有序進(jìn)行，統(tǒng)一公司卡片風(fēng)格;成立項(xiàng)目實(shí)施組織機(jī)構(gòu)等。同時(shí)建議在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題要加強(qiáng)協(xié)調(diào)、及時(shí)解決。

   實(shí)施中的問題分析

   由于門禁系統(tǒng)屬于比較特殊的樓宇控制設(shè)備行業(yè)，不同于企業(yè)計(jì)算機(jī)信息設(shè)備范疇，參與項(xiàng)目的信息部門人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目前期技術(shù)調(diào)研收集資料，主要對相關(guān)制造商及產(chǎn)品進(jìn)行分析工作，其中一些技術(shù)細(xì)節(jié)，在短時(shí)間內(nèi)無法全面了解(如刷卡規(guī)格、指紋機(jī)等的設(shè)計(jì)和制造工藝)，使得后來需求變更時(shí)引起相應(yīng)的設(shè)備型號更換，項(xiàng)目進(jìn)度推遲，增加了時(shí)間成本。可見，應(yīng)該事先充分做好需求分析研究，減少頻繁變更，提高設(shè)備性能的覆蓋率和適應(yīng)性。

   在項(xiàng)目實(shí)施中，除設(shè)備平臺的選擇外，項(xiàng)目其他工作內(nèi)容均與公司管理制度密切關(guān)聯(lián)(如確定身份識別類型、卡片樣式、權(quán)限劃分、訪客管理記錄等)，因此必須有明確的執(zhí)行部門分工。由于公司在項(xiàng)目的牽頭部門、參與部門和職責(zé)分工方面責(zé)任不清，使得設(shè)備選型招標(biāo)后，供應(yīng)商在開展現(xiàn)場需求分析和有關(guān)合同反饋征詢時(shí)，面臨在合同簽訂、付款流程、現(xiàn)場施工等重要環(huán)節(jié)遲遲得不到信息反饋，工作進(jìn)度和積極性受到很大影響(直到公司召開由多部門的協(xié)調(diào)會(huì)，確定了項(xiàng)目各方分工職責(zé)之后，項(xiàng)目才得以繼續(xù)推進(jìn)，從2011年1月啟動(dòng)，截至同年10月，完成了項(xiàng)目試點(diǎn)中卡機(jī)設(shè)備安裝、人員進(jìn)出刷卡)。可見，項(xiàng)目執(zhí)行的部門分工和各自職責(zé)必須明確，且各部門需認(rèn)真貫徹公司的管理制度。

   在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，需求不斷提出變更，配套管理制度卻不能及時(shí)到位，這也導(dǎo)致計(jì)劃無法按節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管理。門禁系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，大到涉及現(xiàn)有樓宇、門衛(wèi)室改造、線纜敷設(shè)，小到卡片樣式設(shè)計(jì)、刷卡機(jī)、通道型號等，這些需求在項(xiàng)目實(shí)施過程中都出現(xiàn)過變更。在“非典型信息化項(xiàng)目”中，由于項(xiàng)目涉及專業(yè)范圍廣，技術(shù)復(fù)雜，需要有相應(yīng)的配套管理制度。事實(shí)證明，有一家試點(diǎn)單位，由于人力資源部制定了卡務(wù)、考勤、訪客、消費(fèi)管理制度，于是相關(guān)模塊能夠順利投入運(yùn)行。而另一試點(diǎn)單位由于制度不到位，造成部分模塊無法投用。可見，配套的管理制度不可或缺。